當您撥打公司電話號碼時，您經常會聽到自動語音信箱問候語，它可以幫助指導您完成電話簿和后續步驟。
這種語音信箱問候語讓您的小型企業看起來很專業，它可以幫助增加銷售額并提高客戶滿意度。
在本文中，我們將向您展示如何為您的在線商店、企業或博客設置語音郵件問候語。我們還將向您展示可以用作模板的最佳語音郵件問候語示例。
為什么語音郵件問候語對您的企業很重要？
移動設備上超過 88% 的本地搜索最終都是通過電話進行的。這主要歸功于Google 本地搜索結果中出現的漂亮的點擊通話按鈕。
對于許多小型企業來說，可能無法立即接聽所有電話。有時客戶可能會在下班后打電話，而您當時可能很忙或沒有工作人員。
這就是您的語音信箱問候語發揮作用的地方。
對于許多客戶來說，這將是他們第一次與您的企業接觸。不設置語音信箱問候語可能會導致您的客戶流失給競爭對手。
另一方面，語音信箱問候語不正確也會產生嚴重后果。客戶可能會掛斷電話，不繼續跟進，或者只是聯系您的競爭對手。
話雖這么說，讓我們看看如何為您的在線業務正確設置語音郵件問候語。
設置語音信箱問候語的最佳方式
通常，小企業主使用固定電話或移動電話號碼來管理呼叫。雖然它可以完成工作，但它們不允許您正確管理業務呼叫或設置有效的自動語音郵件問候語。
管理商務電話的最佳方式是使用商務電話服務。許多小型企業使用虛擬商務電話號碼，因為它可以讓他們在不犧牲隱私的情況下有效管理商務電話。
與固定電話或手機號碼不同，它使用互聯網來管理呼叫。這項技術的官方術語稱為商業 VoIP 電話服務（互聯網協議語音）。
與固定電話和移動電話相比，使用商務電話服務具有以下優勢：
- 您可以設置營業時間，并根據一天中的時間錄制不同的語音問候語以播放。
- 您可以設置自動助理、添加分機來路由呼叫、讓用戶留下語音留言等等。
- 它可以在您的計算機、平板電腦、桌面電話，甚至使用應用程序的手機上運行。
- 多個用戶可以使用相同的電話號碼，無論其位置如何。
- 您可以輕松地向新員工授予訪問權限，而無需召集技術人員或購買新設備。
我們建議使用Nextiva，因為他們是市場上最好的商務電話服務提供商。它們提供了一套全面的功能，包括易于使用的基于網絡的管理面板和適用于您手機的應用程序。
我們在業務中使用 Nextiva 來管理對 WPBeginner 和其他Awesome Motive屬性的調用。
如果您想要替代解決方案，那么您可以看看RingCentral或Ooma。它們都是出色的商務電話服務，并且提供了功能極其豐富的平臺，其中包含許多工具來管理語音問候、自動助理、語音消息、通話記錄等。
設置商務電話服務后，您可以使用其易于遵循的設置來設置語音問候語。
企業語音問候示例
您必須遵循一些基本規則才能創建最有效的語音郵件問候語：
- 避免諸如“您的電話對我們很重要”之類的陳詞濫調。他們被過度使用，不再感到真誠。
- 確保您的語音郵件錄音聽起來友好且個性化。
- 盡量不要聽起來像是在讀劇本。
- 如果可以的話，請聘請一位語音藝術家來幫助您錄制語音郵件問候語。您甚至可以在 Fiverr 上找到某人。
- 確保您的語音郵件提供重要信息，例如您的公司名稱、營業時間和聯系信息。
以下是一些可用于您的業務的語音郵件問候語模板。
非工作時間語音郵件問候語示例
當客戶在下班后或周末給您打電話時，將會播放此語音信箱問候語。確保此語音郵件問候語告知用戶辦公時間以及聯系客戶服務或商店位置的其他方式。
“嗨，您已到達[公司名稱]。我們的服務時間為周一至周五 [太平洋標準時間] [上午 9 點] 至 [下午 6 點]。您還可以使用我們網站 [www.example.com] 上的聯系表給我們留言，我們將通過電子郵件回復您。如果您希望我們給您回電，請留下您的姓名和電話號碼以及短信，我們的團隊將盡快給您回復。”
“嗨，您已到達[公司名稱]。我們目前無法接聽您的電話。我們的辦公時間是【營業時間】周一至周五。我們位于[商店位置]的商店周末仍對顧客開放。您還可以通過我們的網站 [www.example.com] [每周 7 天、每天 24 小時] 上的實時聊天與我們聯系。如果情況不緊急，并且您希望我們回電，請在嘟聲后留下您的姓名和電話號碼。”
正如您所看到的，這兩個示例都提供了重要信息，并為客戶提供了通過實時聊天或聯系表單進行聯系的替代方式。
假期語音信箱問候語示例
這些問候語可以在假期期間錄制。
“您好，您已到達[公司名稱]。我們的團隊目前不在辦公室與朋友和家人一起度過假期。我們將在[日期和時間]恢復工作。請留下您的姓名和電話號碼，我們會盡快回復您。[節日快樂（或適合該節日的問候語）]”。
“節日快樂！我們[公司名稱] 的團隊將休假至[日期]。如果您是現有客戶，您仍然可以在我們的網站上打開支持票證，我們將盡力在接下來的 24 小時內回復您。您還可以通過實時聊天或我們網站 [www.example.com] 上的聯系表與我們聯系。如果不緊急，您可以在嘟嘟聲后留下您的姓名和電話號碼。我們會盡快回復您的電話。”
“嗨，您已到達[公司名稱]。我們因（假期名稱）休息，并將于 [日期和時間] 恢復工作。如果您需要緊急回復，可以發送電子郵件至 (email_address)，我們將盡力在 24 小時內回復所有電子郵件。您也可以給我們留言，我們會在假期后給您回復（新年快樂/假期）”。
如您所見，這些語音郵件問候語為客戶提供了盡可能多的信息。這些問候還確保客戶知道如何在假期期間使用其他聯系方式獲得更快的答復。
離開/忙碌語音信箱問候語示例
如果您很忙、不在或人手不足而無法立即接聽客戶電話，那么您可以使用這些問候語作為示例。
“您好，您已聯系[公司名稱]，我們現在無法接聽您的電話，但我們很樂意盡快給您回電。請在嘟嘟聲后留下您的姓名和電話號碼。”
“嗨，我們目前無法使用電話。如果不是太緊急，那么您可以給我們發送電子郵件至（電子郵件地址）。否則，請在嘟聲后留下您的姓名和電話號碼，我們會立即給您回電。”
如果您是唯一接聽電話的人，那么您可以將其設為個人語音信箱問候語。
“嗨，您已到達（您的名字）。我目前無法接聽電話。您可以向我發送電子郵件至（電子郵件地址），也可以在聽到提示音后留下您的姓名和電話號碼，我會盡快給您回電。”
測試并改進您的語音郵件問候語
使用專業電話服務的另一個重要原因是您可以跟蹤所有呼叫并查看有關它們的詳細報告。例如，這就是 Nextiva 的通話分析頁面的樣子。
您需要跟蹤有多少用戶聽到每個語音郵件問候語以及他們的回應方式。留言分數較高的客戶的語音信箱問候工作效率很高。
甚至沒有完全聽到的語音郵件消息就是失敗的。
我們建議嘗試不同的語音信箱問候語以找到完美的平衡。定期更新語音信箱問候語還可以幫助您填補您甚至不知道存在的溝通空白。
跟進您的語音郵件消息
現在您已經設置了平衡、信息豐富且友好的語音信箱問候語，下一步就更加關鍵了。
客戶給您留言后會發生什么？
如果您使用專業的商務電話系統，那么您將能夠輕松跟蹤和回復這些消息。
確保您和您的員工為快速跟進做好同樣充分的準備。及時回電對于加強業務關系和完成銷售大有幫助。
我們希望本文能幫助您了解如何為您的在線業務設置語音郵件問候語。您可能還想查看我們有關如何創建免費企業電子郵件地址的指南以及我們專家為小型企業精選的最佳電子郵件營銷服務。
